Microsoft Office frente a Google Docs, Sheets y Slides: ¿cuál es mejor?
Hay dos suites de productividad ofimática que reinan: Google Workspace (Google Docs) y Microsoft Office. ¿Pero cuál es la mejor herramienta para ti?
Aplicaciones de Office frente a Google Workspace
Microsoft Office y Google Workspace/Docs tienen las mismas tres aplicaciones principales. Para procesamiento de textos y documentos de texto, obtienes Microsoft Word y Google Docs; el nombre Docs se usa a menudo cuando se habla de todas las aplicaciones de oficina de Google. Para presentaciones, obtienes Microsoft PowerPoint y Google Slides. Finalmente, las hojas de cálculo son manejadas por Microsoft Excel y Google Sheets.
Puede acceder a las aplicaciones web de Office desde onedrive.live.com y las aplicaciones de Google se pueden utilizar desde drive.google.com. Las aplicaciones móviles de Office están incluidas en una aplicación Microsoft 365 para iPhone y Android. Las aplicaciones móviles de Google para Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones y otras herramientas se pueden descargar individualmente en iPhone y Android.
La funcionalidad principal y la interfaz entre las suites de oficina son prácticamente las mismas, especialmente porque Microsoft ha actualizado sus aplicaciones de Office con el tiempo para que se comporten más como las aplicaciones de Google. Por ejemplo, Word y Docs tienen un diseño similar, muchos de los mismos atajos de teclado, herramientas similares de corrección ortográfica y gramatical, y funciones de edición colaborativa similares.
Microsoft y Google tienen versiones de escritorio y móviles de todas sus aplicaciones de oficina, por lo que puede trabajar desde una computadora de escritorio, tableta, computadora portátil, teléfono o cualquier otra cosa con un navegador web. Sin embargo, Microsoft también tiene aplicaciones de escritorio nativas para Word, Excel y PowerPoint, disponibles en computadoras Windows y Mac. Las aplicaciones de escritorio son anteriores a las aplicaciones de Office en línea y tienen más funciones que las versiones web.
Las aplicaciones de Office de Microsoft generalmente tienen más funciones que las aplicaciones de Google, principalmente porque Microsoft tuvo una gran ventaja inicial y ha seguido mejorando y agregando más funcionalidades desde entonces: el primer lanzamiento de Word fue en 1983 y Google Docs llegó por primera vez en 2006. Por ejemplo , hay personas que prefieren usar Excel en lugar de Sheets porque a este último le faltan algunas funciones matemáticas y la capacidad de instalar complementos que se ejecutan localmente en la computadora. Google Workspace y Microsoft Office tienen el mismo conjunto de funciones principales, pero las aplicaciones de Microsoft son innegablemente más versátiles.
Hay algunas otras herramientas que forman parte de los paquetes principales de Microsoft 365 y Google Workspace. Obtienes Google Drive y Microsoft OneDrive para almacenamiento en la nube. Ambos servicios también tienen una función para crear formularios en línea que volcan los resultados en una hoja de cálculo.
Sin embargo, existen algunas diferencias. Google no tiene una alternativa a Microsoft OneNote, el software para tomar notas de escritorio y móvil; Google Keep está cerca, pero no tiene tantas funciones como OneNote. La aplicación Google Drawings para crear diagramas y cuadros no tiene una alternativa directa en el paquete de aplicaciones de Microsoft. El cliente de correo electrónico Outlook generalmente se considera parte de Microsoft 365, pero Google solo tiene Gmail basado en la web, que no es lo mismo.
Microsoft y Google también tienen todos los servicios típicos de productividad en la nube, incluido alojamiento de correo electrónico, calendario y contactos. Si estuviéramos comparando todos los ecosistemas de nube de Google y Microsoft, estaríamos aquí todo el día, por lo que nos limitaremos a las suites de oficina.
Lo que obtienes gratis
La versión gratuita de Microsoft 365 le brinda acceso a aplicaciones web y móviles para Word, Excel, PowerPoint, OneDrive y Outlook. También hay 5 GB de almacenamiento en la nube incluido. Sólo necesitas una cuenta gratuita de Microsoft y listo.
El principal problema es que no se pueden crear ni editar documentos en teléfonos y tabletas pequeñas (“dispositivos con un tamaño de pantalla inferior a 10,1 pulgadas”, según Microsoft) a menos que pague una suscripción. Si no paga, tendrá que limitarse a ver documentos en el móvil. Las aplicaciones de Google no tienen esta limitación.
Las cuentas gratuitas de Google obtienen acceso a todas las aplicaciones de Workspace y 15 GB de almacenamiento en la nube, compartido entre Drive, Fotos y Gmail. No hay límites para abrir, editar o crear documentos en cualquier dispositivo.
El precio premium
Hay dos formas de comprar aplicaciones de Microsoft Office. La mejor opción para la mayoría de las personas es una suscripción a Microsoft 365, que comienza en $69,99/año o $6,99/mes (a partir de agosto de 2024). El plan individual desbloquea el acceso a aplicaciones de escritorio nativas para Word, Excel y PowerPoint, y desbloquea funciones premium en Outlook, Editor y algunas otras aplicaciones. También obtienes 1 TB de almacenamiento en la nube. Hay un plan familiar disponible para hasta seis personas con más almacenamiento.
La otra opción es comprar Microsoft Office 2021 (u Office 2024, cuando llegue). Es una compra única que cuesta $149,99 y solo incluye las aplicaciones de escritorio nativas para Word, Excel y PowerPoint. Las aplicaciones no reciben actualizaciones de funciones como la versión de suscripción, y la compra única no desbloquea las capacidades de edición en las aplicaciones móviles.
Las funciones de Copilot AI en Word, Excel, PowerPoint y otras aplicaciones de Microsoft requieren una suscripción a Copilot Pro por separado, además de una suscripción normal a Microsoft 365. No puede agregar funciones de IA al paquete de Office de compra única con una suscripción a Copilot Pro.
Google tiene algunos planes pagos diferentes, que en su mayoría sirven para agregar más almacenamiento en la nube, en lugar de desbloquear funciones en las aplicaciones Workspace. El plan básico aumenta su almacenamiento en la nube a 100 GB por $1,99 al mes (a partir de agosto de 2024), y hay planes adicionales disponibles para almacenamiento de 2 TB y acceso a las funciones de Gemini AI en las aplicaciones Workspace.
Puedes usar ambos
Las aplicaciones de Office de Microsoft están repletas de funciones y las aplicaciones de escritorio son más confiables en determinadas circunstancias que cualquier aplicación web (especialmente cuando se manejan archivos grandes). Sin embargo, las funciones de edición colaborativa no son tan sólidas como las de Google Workspace y hay que pagar para desbloquear la edición en dispositivos móviles. Las aplicaciones de escritorio nativas también están disponibles sólo para Windows y Mac; lo siento, fanáticos de Linux.
Las aplicaciones Workspace de Google no ofrecen aplicaciones de escritorio nativas, pero las aplicaciones web funcionan en todas las plataformas de escritorio y no hay restricciones de visualización o edición en las aplicaciones móviles. La capacidad de que varias personas editen y colaboren en Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones sigue siendo incomparable: las aplicaciones de Microsoft se acercan, pero aún no son tan buenas con la edición en vivo.
La buena noticia es que no es demasiado difícil cambiar entre suites ofimáticas o utilizar ambas para diferentes proyectos. Puede importar documentos de Microsoft Office a Hojas de cálculo, Documentos o Presentaciones, y las aplicaciones de Google pueden exportarse al formato de Microsoft Office. Si está trabajando en un proyecto grupal, puede realizar la edición colaborativa en vivo en las aplicaciones de Google y luego (si lo desea) moverla a una aplicación de Microsoft para las ediciones finales. Sin embargo, puedes perder algo de formato al convertir formatos.
También existe una tercera opción: LibreOffice. La suite ofimática gratuita y de código abierto es multiplataforma, con aplicaciones nativas disponibles para Windows, Mac, Linux y otros sistemas operativos. También puede abrir documentos de Microsoft Office, ya sean archivos creados por aplicaciones de Office o archivos exportados desde aplicaciones de Google Workspace y otras aplicaciones.
Tanto Google Workspace como Microsoft Office tienen versiones gratuitas disponibles, por lo que puedes probarlas y ver qué herramientas funcionan mejor para ti.