Firme documentos digitalmente en Linux utilizando los editores de escritorio de ONLYOFFICE

Una de las formas más confiables de proteger sus documentos y su contenido contra cualquier alteración es mediante una firma digital. Es una técnica matemática utilizada para validar la autenticidad e integridad de un documento. En otras palabras, una firma digital crea una huella digital virtual que es exclusiva de una persona y se utiliza para identificar a los usuarios y proteger la información.

Si desea que el intercambio de documentos sea más seguro con una firma digital, le recomendamos utilizar los editores de escritorio de ONLYOFFICE. Esta es una aplicación de Office gratuita diseñada para crear y editar documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones. La aplicación de escritorio es totalmente compatible con los formatos de Microsoft Office y se puede instalar fácilmente en cualquier distribución de Linux.

La versión lanzada recientemente incluye muchas funciones útiles, incluida la integración de Seafile, protección con contraseña, validación de datos, segmentaciones para tablas dinámicas, formatos de números personalizados, tabla de figuras, nuevas funciones y nuevas opciones de revisión para presentaciones. Sin embargo, una de las actualizaciones más importantes es la capacidad de aplicar firmas digitales para la protección de documentos.

En este artículo, aprenderá cómo agregar firmas digitales visibles e invisibles a sus documentos y administrarlas usando ONLYOFFICE Desktop Editors en Linux.

Requisitos del sistema

CPU: doble núcleo de 2 GHz o mejor.
RAM: 2 GB o más.
HDD: al menos 2 GB de espacio libre.
SO: Distribución Linux de 64 bits con versión de kernel 3.8 o posterior.

Instalemos ONLYOFFICE Desktop Editors en Linux.

Instalación de editores de escritorio ONLYOFFICE en Linux

En primer lugar, debes tener instalada la aplicación de escritorio en tu computadora. Repasemos rápidamente el proceso de instalación en diferentes distribuciones de Linux.

Instale los editores de escritorio ONLYOFFICE en Debian, Ubuntu y Mint

Para instalar la aplicación en Ubuntu y sus derivados, primero debes agregar la clave GPG:

sudo apt-key adv --keyserver hkp://keyserver.ubuntu.com:80 --recv-keys CB2DE8E5

Luego agregue el repositorio de editores de escritorio usando cualquier editor de texto al archivo /etc/apt/sources.list (se requieren derechos de root):

sudo nano /etc/apt/sources.list

Agregue el siguiente registro al final del archivo.

deb https://download.onlyoffice.com/repo/debian squeeze main

Actualice la caché del administrador de paquetes:

sudo apt-get update

Ahora los editores se pueden instalar fácilmente con este comando:

sudo apt-get install onlyoffice-desktopeditors

Instale los editores de escritorio ONLYOFFICE en RHEL, CentOS y Fedora

El primer paso es agregar el repositorio yum con el siguiente comando.

sudo yum install https://download.onlyoffice.com/repo/centos/main/noarch/onlyoffice-repo.noarch.rpm

Luego necesitas agregar el repositorio EPEL:

sudo yum install epel-release

Ahora los editores se pueden instalar fácilmente usando el siguiente comando:

sudo yum install onlyoffice-desktopeditors -y

También puedes descargar la última versión de ONLYOFFICE Desktop Editors desde el sitio web oficial.

Agregar una firma digital invisible a los documentos

Si tiene un certificado válido emitido por una autoridad de certificación, puede agregar dos tipos de firmas digitales. Una firma visible incluye metadatos que contienen un marcador visible que muestra que ha sido firmada. Una firma invisible omite este marcador visible.

Para agregar una firma invisible a su documento, hoja de cálculo o presentación:

Inicie los editores de escritorio de ONLYOFFICE.
Abra el archivo requerido.
Cambie a la pestaña Protección en la barra de herramientas superior.
Haga clic en el botón Firma.
Elija la opción Agregar firma digital (si ha realizado algunos cambios en el documento, se le ofrecerá guardarlo).
Complete el campo Propósito para firmar este documento en la ventana abierta.

Seleccione un certificado digital haciendo clic en el botón Seleccionar.
Haga clic en el botón junto al campo Seleccionar archivo de certificado....

Selecciona el archivo .crt y elige Abrir (si tu certificado está protegido con contraseña, tendrás que introducirla en el campo correspondiente).
Haga clic en Aceptar y haga clic en el botón junto al campo Seleccionar archivo de clave….

Selecciona el archivo .key y haz clic en Abrir (si tu clave está protegida con contraseña, tendrás que introducirla en el campo correspondiente).
Haga clic en Aceptar.

Ese fue el último paso. ¡Felicidades! Acaba de agregar con éxito una firma digital invisible y el documento ahora está protegido contra la edición por parte de otra persona. Una ventana emergente en la barra lateral derecha te informará que hay una firma válida y el documento no se puede editar.

La firma agregada no será visible. Sin embargo, puede ver la información al respecto en la barra lateral derecha. Esta información incluye el nombre del propietario, la fecha y la hora en que se agregó la firma. Si hace clic en la firma, podrá elegir las siguientes opciones en el menú contextual:

Detalles de Firma para abrir el certificado correspondiente y ver su información.
Eliminar firma para eliminar la firma.

Agregar una línea de firma digital visible

Si desea agregar una firma visible a su documento, primero debe agregar una línea de firma. Le permite firmar el documento usted mismo agregando un marcador visible (una representación visual de su firma digital). También puede utilizar una línea de firma para enviar el documento a otras personas para que lo firmen digitalmente.

Para crear una línea de firma, siga estos pasos:

Inicie los editores de escritorio de ONLYOFFICE.
Coloque el cursor del mouse donde desee agregar una línea de firma.
Cambie a la pestaña Protección en la barra de herramientas superior.
Haga clic en el botón Firma.
Elija la opción Agregar línea de firma (si ha realizado algunos cambios en el documento, se le ofrecerá guardarlo).
En la ventana Configuración de firma, complete todos los campos obligatorios (Nombre, Título del firmante, Correo electrónico, Instrucciones para el firmante).

Marque la opción Mostrar la fecha de la firma en la línea de la firma si es necesario.
Haga clic en el botón Aceptar y guarde el documento.

Eso es todo. Ahora hay una línea de firma en su documento. Si lo desea, puede agregar varias líneas de firma según la cantidad de firmantes. También puede editar la línea de firma agregada haciendo clic en el icono de configuración de Firma en la barra lateral derecha. Para eliminar la línea de firma, simplemente selecciónela en el texto y presione Eliminar.

Agregar una firma digital visible a los documentos

Ahora que sabes cómo agregar una línea de firma, puedes usarla para agregar una firma visible:

Haga doble clic en la línea de la firma.
Elija la opción Firmar del menú.
En la ventana Firmar documento, complete los campos correspondientes.

Selecciona un certificado digital (basta con repetir el mismo procedimiento que en el caso de añadir una firma invisible).
Haga clic en el botón Aceptar para agregar su firma al documento.

Eliminación de firma digital en documentos

Cuando se agrega una firma digital, el documento queda protegido contra modificaciones. Si desea editarlo, haga clic en la opción Editar de todos modos en la ventana emergente de la derecha y todas las firmas digitales agregadas se eliminarán automáticamente.

Alternativamente, puede eliminar todas las firmas a través de la pestaña Archivo. Simplemente haga clic en Proteger y elija el botón Editar documento.

Solo un recordatorio rápido: la firma de documentos digitalmente está actualmente disponible únicamente en los editores de escritorio de ONLYOFFICE. Si carga un archivo firmado digitalmente en su oficina en la nube e intenta editarlo, se eliminarán las firmas agregadas.

Esperamos que esta guía te haya resultado útil. Con los editores de escritorio de ONLYOFFICE, puede proteger fácilmente sus documentos confidenciales con una firma digital y asegurarse de que sean suyos.